Le « pré-état daté » n’est obligatoire sous ce nom nulle part : ce qui l’est, ce sont les informations et pièces de copropriété que le vendeur doit remettre à l’acquéreur avant la signature du compromis. L’état daté, lui, est un document réglementé, établi par le syndic avant l’acte authentique, plafonné à 380 € TTC. Les deux sont à la charge du vendeur, et les deux prennent du temps.
Confondre l’un et l’autre coûte cher, parce que ce ne sont ni les mêmes pièces, ni le même moment, ni le même prix. Voici la répartition exacte, et surtout le calendrier à tenir pour ne pas perdre un mois entre le compromis et la signature.
Le pré-état daté est-il obligatoire pour vendre un appartement en copropriété ?
La réponse tient en une nuance qui a des conséquences très pratiques : le document appelé « pré-état daté » n’existe pas dans la loi. C’est une appellation commerciale née chez les syndics pour désigner un service. Ce que la loi impose, en revanche, c’est la remise à l’acquéreur d’un ensemble d’informations et de pièces relatives à la copropriété avant la signature de la promesse de vente.
La distinction n’est pas un détail de vocabulaire. Elle signifie que le vendeur peut parfaitement réunir lui-même ces pièces — il en détient déjà la plupart — plutôt que de payer un syndic pour les compiler. Beaucoup de copropriétaires l’ignorent et acceptent une facture de 300 € pour des documents qu’ils ont dans leur classeur. À l’inverse, les informations proprement comptables (montant des charges des deux exercices précédents, impayés, dettes du syndicat envers ses fournisseurs) ne peuvent venir que du syndic, et là, sa prestation se justifie.
Quelle différence entre l’état daté et le pré-état daté ?
Deux moments, deux finalités, deux régimes de prix.
| Pré-état daté | État daté | |
|---|---|---|
| Quand | Avant la signature du compromis | Avant l’acte authentique |
| Qui le demande | Le vendeur ou son agent | Le notaire |
| À quoi il sert | Informer l’acquéreur avant qu’il s’engage | Solder les comptes vendeur / syndicat |
| Statut juridique | Appellation commerciale, contenu imposé par la loi | Document réglementé, format en trois parties |
| Prix | Libre — 100 à 400 € constatés | Plafonné à 380 € TTC |
Une image simple pour ne plus s’y perdre : le pré-état daté informe l’acheteur, l’état daté compte l’argent. Le premier sert à ce que l’acquéreur sache dans quoi il entre — santé financière de la copropriété, travaux votés, procédures en cours. Le second sert au notaire à savoir combien le vendeur doit encore au syndicat, et ce que l’acquéreur devra reprendre à son compte.
Combien coûte un état daté, et le prix est-il plafonné ?
Le prix de l’état daté est plafonné à 380 € TTC depuis un décret de février 2020. C’est un maximum, pas un tarif officiel : rien n’interdit à un syndic de facturer moins, et certains contrats de syndic l’incluent dans le forfait. Dans les faits, la quasi-totalité des cabinets facturent le plafond.
Le pré-état daté, lui, échappe à tout encadrement, parce qu’il ne correspond à aucun document réglementé. C’est la principale dérive du sujet : des factures de 350 à 400 € pour une compilation de pièces que le copropriétaire possède, et qui ne sont pas plafonnées puisqu’elles ne portent pas le nom du document plafonné. La discussion vaut la peine d’être ouverte avec le syndic — en demandant le détail de ce qui relève réellement de son travail comptable, et en fournissant soi-même le règlement de copropriété, les procès-verbaux d’assemblée générale et le carnet d’entretien.
Rapporté à l’ensemble du budget d’un dossier de vente — 400 à 700 € pour un appartement, davantage pour une maison —, ces deux postes pèsent lourd. Nous détaillons le coût complet dans notre dossier sur les documents obligatoires pour vendre.
Qui paie le pré-état daté et l’état daté : le vendeur ou l’acquéreur ?
Les deux sont à la charge du vendeur. C’est lui qui doit informer son acquéreur, c’est lui dont les comptes sont soldés. Le prix de l’état daté est d’ailleurs payé au syndic par prélèvement sur le prix de vente, via le notaire, ce qui donne parfois l’impression trompeuse qu’il est « pris sur la vente » et non supporté par le vendeur.
Une convention contraire reste possible : un acquéreur peut accepter d’en prendre la charge dans le cadre de la négociation. C’est rare, et c’est rarement une bonne idée de le proposer soi-même — cela revient à ouvrir une discussion sur quelques centaines d’euros au moment où l’on défend un prix qui se compte en centaines de milliers. Le sujet des frais annexes est développé dans notre article sur la négociation des frais d’agence.
Quels documents de copropriété faut-il annexer au compromis de vente ?
La liste est fixée par le code de la construction et de l’habitation. Elle comprend, d’une part, les pièces de la copropriété : le règlement de copropriété et l’état descriptif de division avec leurs modificatifs publiés, les procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années, le carnet d’entretien de l’immeuble, et la notice d’information sur les droits et obligations des copropriétaires. D’autre part, les informations financières : le montant des charges courantes et hors budget payées par le vendeur au titre des deux exercices précédents, les sommes susceptibles d’être dues au syndicat par l’acquéreur, l’état global des impayés de charges et de la dette du syndicat envers ses fournisseurs, ainsi que la quote-part du fonds de travaux attachée au lot.
S’y ajoutent, selon les cas, le diagnostic technique global s’il en existe un, et bien sûr le dossier de diagnostic technique du logement lui-même — le DPE en tête. Les diagnostics immobiliers obligatoires obéissent à leurs propres durées de validité, et leur validité s’apprécie au jour de l’acte, pas au jour du compromis.
Un point mérite d’être souligné parce qu’il surprend systématiquement les vendeurs : la quote-part du fonds de travaux versée au fil des ans n’est pas remboursée. Elle est attachée au lot et reste acquise au syndicat. Pour un appartement détenu dix ans dans une copropriété qui cotise sérieusement, cela peut représenter plusieurs milliers d’euros qui « partent » avec le bien. Ce n’est ni une anomalie ni une erreur du syndic : c’est le régime légal du fonds, et le seul moyen d’en tenir compte est de l’intégrer au prix affiché dès le départ.
Combien de temps le syndic met-il à fournir l’état daté ?
Comptez deux à six semaines, avec une forte variabilité d’un cabinet à l’autre. Les gros syndics disposent de plateformes qui sortent le pré-état daté en quelques jours ; les petites structures et les syndics bénévoles demandent davantage de temps, surtout en période d’assemblées générales, entre mars et juin.
La règle de conduite est la même que pour l’audit énergétique ou le contrôle d’assainissement : demander dès la signature du mandat, pas au moment du compromis. Le pré-état daté commandé à la mise en vente est disponible quand l’offre arrive, et le compromis se signe sans attendre. L’état daté, lui, se demande dès que le compromis est signé, puisque c’est à ce moment que le notaire ouvre le dossier. Attendre l’un puis l’autre, en série, ajoute facilement un mois au calendrier décrit dans notre article sur les délais entre le compromis et l’acte.
Que se passe-t-il si le pré-état daté manque au moment du compromis ?
La sanction n’est pas une amende, c’est un décalage de calendrier — et il peut être long. Le délai de rétractation de dix jours dont dispose l’acquéreur ne commence à courir qu’à compter de la remise de l’intégralité des pièces obligatoires. Un compromis signé sans elles reste valable, mais l’acquéreur conserve la faculté de se rétracter tant qu’il ne les a pas reçues : concrètement, la vente reste suspendue à son bon vouloir pendant des semaines.
C’est un risque asymétrique. Le vendeur ne peut pas sortir du compromis ; l’acquéreur, lui, le peut à tout instant. Sur un marché où un acheteur peut changer d’avis parce qu’un autre bien lui plaît davantage, laisser cette porte ouverte est une faute de gestion pure, qui ne coûtait que trois semaines d’anticipation. Le texte applicable figure au code de la construction et de l’habitation, consultable sur Légifrance, et une présentation synthétique est disponible sur service-public.fr ainsi que sur le site de l’ANIL.
Dernier conseil, valable quel que soit l’interlocuteur : demander par écrit, dater la demande, et conserver l’accusé de réception. Quand un dossier prend du retard, c’est la seule pièce qui permet de savoir si le syndic traîne ou si la demande n’est jamais partie. Pour la vue d’ensemble des pièces à réunir, voir le dossier de vente immobilier, et pour les particuliers qui vendent seuls, les étapes d’une vente entre particuliers.
Questions fréquentes
Faut-il un état daté pour vendre une maison individuelle ?
Non. L’état daté comme le pré-état daté n’existent que dans le cadre d’une copropriété : ils servent à solder les comptes entre le vendeur et le syndicat des copropriétaires. Une maison individuelle qui ne relève d’aucune copropriété n’a besoin ni de l’un ni de l’autre. Attention toutefois aux maisons en lotissement avec association syndicale libre : d’autres documents peuvent alors être demandés.
Le vendeur récupère-t-il sa quote-part du fonds de travaux à la vente ?
Non, et c’est la mauvaise surprise la plus fréquente. Les sommes versées au fonds de travaux sont attachées au lot, pas au copropriétaire : elles restent acquises au syndicat et bénéficient à l’acquéreur. Le vendeur ne peut donc pas en demander le remboursement au syndic. Rien n’interdit en revanche d’en tenir compte dans le prix, à condition de le dire au moment de la négociation et non après.
Le syndic peut-il refuser de délivrer l’état daté ?
Il ne peut pas le refuser : l’établir fait partie de sa mission, et le notaire le lui demande dans le cadre de la vente. En revanche, un syndic surchargé peut traîner, et c’est fréquent en fin d’année ou en période d’assemblées générales. La parade est d’adresser la demande par écrit très tôt, de garder la trace de la date d’envoi et de faire relancer par le notaire, dont les demandes obtiennent généralement une réponse plus rapide.
Peut-on signer l’acte authentique si le vendeur a des charges impayées ?
Oui. Le notaire notifie la vente au syndic, qui dispose de quinze jours pour former opposition sur le prix à hauteur des sommes restant dues. Le notaire conserve alors les fonds correspondants et règle directement le syndicat avant de remettre le solde au vendeur. La vente n’est pas bloquée, mais le vendeur touche moins que prévu — d’où l’intérêt de connaître le montant avant de fixer son prix.