Vendre un appartement en copropriété : les documents à réunir

Vendre un appartement en copropriété demande, en plus des documents obligatoires de toute vente, une dizaine de documents qui viennent presque tous du syndic. Leur remise n’est pas une politesse : tant que l’acquéreur ne les a pas tous reçus, son délai de rétractation de dix jours ne commence pas à courir.

C’est tout l’enjeu, et il est mal compris. Un vendeur qui signe un compromis avec un dossier aux trois quarts complet n’a pas gagné du temps : il a signé un compromis dont la fenêtre de rétractation s’ouvrira plus tard, à une date qu’il ne maîtrise pas. L’ordre dans lequel on réunit ces pièces compte donc autant que leur contenu — et il se décide dès que le prix est arrêté, au moment où vous faites estimer votre bien.

Quels documents de copropriété faut-il remettre à l’acquéreur avant la promesse de vente ?

Les documents doivent être remis au plus tard à la date de signature de la promesse. La fiche officielle sur l’achat d’un logement en copropriété en donne la liste, et elle est plus longue que ce que la plupart des vendeurs imaginent.

Sur l’organisation et le fonctionnement de l’immeuble : la fiche synthétique de la copropriété, qui regroupe ses caractéristiques techniques et financières ; le règlement de copropriété et l’état descriptif de division, accompagnés des actes modificatifs publiés ; les procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années ; le carnet d’entretien de l’immeuble ; les conclusions du diagnostic technique global s’il en existe un ; le plan pluriannuel de travaux ou, à défaut, son projet ; et la notice d’information sur les droits et obligations des copropriétaires.

Deux de ces pièces sont récentes et souvent oubliées, y compris par des vendeurs qui ont déjà vendu : la fiche synthétique et le plan pluriannuel de travaux. Si votre syndic ne les a pas, il faut le lui écrire tôt, car leur absence est son problème mais votre retard. Et une précision sur les actes modificatifs : ce sont eux qui disent, par exemple, qu’un ancien local commun a été vendu ou qu’un lot a été divisé — c’est la pièce qui fait le plus souvent apparaître une surprise, du côté des parties communes comme de la répartition des tantièmes.

Quelles informations financières le vendeur doit-il fournir sur son lot ?

Quatre blocs, et ils pèsent lourd dans la décision de l’acquéreur, parce que c’est là qu’il lit le coût réel de son futur logement.

D’abord les montants des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel payées par le vendeur pour les deux exercices comptables précédant la vente. Deux exercices, pas un : le but est précisément de faire apparaître une variation. Ensuite le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot et de la dernière cotisation versée, le cas échéant. Puis les sommes dont vous êtes redevable envers le syndicat, avances de trésorerie comprises. Enfin, et c’est la pièce la plus révélatrice, l’état global des impayés de charges au sein du syndicat et de la dette de la copropriété vis-à-vis de ses fournisseurs.

Ce dernier document mérite un mot, car il est une arme à double tranchant. Une copropriété où 18 % des charges sont impayées est une copropriété où les travaux votés ne se font pas, et un acquéreur bien conseillé le verra. Mieux vaut l’avoir lu avant lui et savoir quoi en dire, plutôt que de le découvrir pendant le délai de réflexion. C’est exactement le même raisonnement que pour un diagnostic : la mauvaise nouvelle anticipée se négocie, la mauvaise nouvelle subie fait reculer. Nous développons ce point dans notre article sur le bien qui ne se vend pas.

Que se passe-t-il si le dossier de copropriété est incomplet à la signature ?

La vente n’est pas nulle, et le compromis n’est pas remis en cause. Ce qui change, c’est le point de départ du délai de rétractation de dix jours dont dispose l’acquéreur non professionnel. Normalement, il court à compter du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée qui notifie la promesse, ou de sa remise en main propre. Mais, selon la même fiche officielle, si l’ensemble des documents n’a pas été remis, le délai ne démarre qu’à compter du lendemain du jour où l’acquéreur les reçoit.

Déroulons le scénario, parce qu’il est banal. Compromis signé le 3 du mois, dossier complet sauf les procès-verbaux de la dernière assemblée, que le syndic envoie le 28. Le vendeur croit son acquéreur engagé depuis le 13 ; il ne l’est en réalité qu’à partir du 9 du mois suivant. Entre les deux, l’acquéreur a visité deux autres biens et son banquier lui a parlé d’un taux. Vingt-cinq jours de fenêtre ouverte sur un marché où un acquéreur change d’avis en une visite, c’est le prix d’un courriel oublié.

En l’absence de promesse, le mécanisme est le même sous une autre forme : les documents sont remis avec le projet d’acte définitif, et l’acquéreur dispose d’un délai de réflexion de dix jours minimum à compter de cette remise. Dans les deux cas, la règle à retenir tient en une phrase : c’est la dernière pièce remise qui fixe le calendrier. Le détail de l’enchaînement est dans notre article sur les délais du compromis de vente.

Le fonds de travaux est-il remboursé au vendeur ?

Non, et c’est la croyance la plus coûteuse de la vente en copropriété. Les sommes versées au titre du fonds de travaux entrent définitivement, dès leur versement, dans le patrimoine du syndicat des copropriétaires. Elles sont attachées au lot et non au copropriétaire : l’ANIL l’écrit sans détour, en cas de vente ces sommes n’ont pas à être remboursées au vendeur. Le fondement est aux articles 14-2 et 14-2-1 de la loi du 10 juillet 1965.

Chiffrons, parce que l’ordre de grandeur surprend. La cotisation annuelle minimale au fonds de travaux est de 5 % du budget prévisionnel ; lorsqu’un plan pluriannuel de travaux a été adopté, elle est au minimum de 2,5 % du montant des travaux prévus et de 5 % du budget prévisionnel. Pour un lot dont les charges courantes annuelles sont de 2 400 €, cela représente de l’ordre de 120 € par an au titre du seul plancher, davantage dès qu’un plan de travaux existe, et l’assemblée peut voter plus. Sur sept ans de détention, le vendeur a donc laissé dans la caisse une somme qui se compte en milliers d’euros dans les copropriétés qui se préparent à des travaux lourds. Le fonds de travaux et les appels de fonds des travaux déjà votés sont deux choses distinctes, et la seconde se répartit selon une règle qui lui est propre : nous la détaillons dans notre article sur les travaux votés en assemblée générale avant une vente.

La parade existe et elle est contractuelle : vendeur et acquéreur peuvent prévoir dans le compromis un remboursement des sommes non encore utilisées. Ce n’est pas un droit, c’est une clause à négocier, et elle se négocie beaucoup mieux au moment où l’on discute le prix qu’au moment où l’on relit l’acte. Dans un immeuble qui vient de voter un ravalement non encore engagé, c’est un point de négociation réel, du même ordre que ceux que nous décrivons dans notre article sur le calcul du net vendeur.

Combien coûte l’état daté et qui le paie ?

Son coût est limité à 380 € TTC au maximum, plafond fixé par le décret n° 2020-153 du 21 février 2020, et le syndic le facture au vendeur. Nous avions renoncé, dans un article précédent, à publier ce montant faute d’avoir pu rouvrir la source : la fiche officielle consacrée à l’état daté l’établit, et nous le rétablissons donc ici.

Le document est obligatoire dès lors que vous vendez un logement en copropriété, et seul le syndic peut l’établir ; il le transmet au notaire. Il se compose de trois parties, dont la logique est comptable. La première récapitule les sommes dues par le vendeur : provisions du budget prévisionnel, charges impayées, travaux financés par annuités, avances de trésorerie, emprunts collectifs, cautionnements. La deuxième, les sommes dues au vendeur : avances de trésorerie, emprunts consentis au copropriétaire, provisions postérieures. La troisième, les charges qui incomberont à l’acquéreur : reconstitution des avances, provisions non exigibles du budget prévisionnel, autres dépenses.

Un dernier point sur les charges courantes, qui provoque beaucoup de discussions inutiles : en principe, les charges sont dues par celui qui est copropriétaire au moment de l’appel de fonds, et la régularisation annuelle est versée ou perçue par celui qui l’est au moment de celle-ci — en général l’acquéreur. Les parties peuvent convenir d’une répartition différente, et c’est précisément ce que l’on écrit dans le compromis quand la vente tombe au milieu d’un trimestre.

Quelle est la différence entre le pré-état daté et l’état daté ?

Le pré-état daté intervient en amont, au stade de l’avant-contrat : il informe l’acquéreur des charges et de la situation du lot pour qu’il signe en connaissance de cause. L’état daté, lui, est établi pour la signature de l’acte authentique, à la demande du notaire : il arrête les comptes entre le vendeur et la copropriété au jour de la vente.

La confusion est entretenue par le fait que les deux documents contiennent des informations voisines et sortent du même cabinet. Leur fonction, elle, n’est pas la même : le premier sert à décider, le second à solder. Seul le second est plafonné à 380 € TTC ; la facturation d’un pré-état daté relève du contrat de syndic et de son barème, et c’est une ligne qu’il faut lire avant de la payer. Le sujet est traité en entier dans notre article dédié à l’état daté et au pré-état daté.

À côté de ces deux documents, un certificat de moins d’un mois peut attester de l’absence de dette du vendeur envers le syndicat. C’est la pièce que demande le notaire pour libérer le prix sans retenue, et son obtention dépend, là encore, de la réactivité du syndic.

Qui prévient le syndic de la vente ?

La demande officielle vient du notaire, et c’est lui qui obtient l’état daté auprès du syndic pour arrêter les comptes au jour de l’acte. Le vendeur n’a pas de formalité propre à accomplir à ce stade ; en revanche, il a tout intérêt à écrire au syndic dès la décision de vendre, et non lorsque le notaire s’en occupe, pour obtenir les pièces de la liste ci-dessus — qui, elles, lui incombent.

Il faut dire ici ce que nous n’avons pas pu établir. Les sources publiques que nous avons consultées ne donnent ni le délai dans lequel la vente est notifiée au syndic, ni le délai dont il disposerait pour faire valoir les sommes qui lui sont dues sur le prix. Ces mécanismes existent, ils sont manipulés tous les jours par les études, mais nous ne publierons pas de chiffre que nous n’avons pas pu rouvrir sur une source d’autorité. Si votre copropriété vous réclame des charges après la vente, la question se pose à votre notaire, qui détient le décompte.

Ce qu’il est utile de retenir en revanche : un impayé de charges ne bloque pas la vente, il se règle sur le prix. Le mécanisme de l’état daté existe pour cela. Un vendeur qui a deux appels de fonds de retard n’a donc pas besoin de les régler en urgence avant le compromis ; il doit en connaître le montant exact, parce qu’il viendra en déduction de ce qu’il touchera.

Dans quel ordre réunir ces pièces pour ne pas retarder la vente ?

Par délai d’obtention, jamais par importance. C’est la règle que nous posons dans notre article sur le dossier de vente, et la copropriété en est l’illustration la plus nette, puisque la plus grande partie du dossier ne dépend pas de vous.

Première semaine : écrivez au syndic, par courriel avec accusé de réception, en demandant nommément les sept pièces du premier bloc et les quatre informations financières du second. Commandez le même jour le pack de diagnostics, dont le DPE, en comptant une à deux semaines. Deuxième et troisième semaines : relancez le syndic — un cabinet qui gère trois cents lots ne traite pas une demande en quarante-huit heures, et c’est la raison la plus fréquente d’un compromis décalé. Dès que le prix est arrêté et le dossier en route, la mise en vente peut commencer : rien n’oblige à attendre le dossier complet pour diffuser l’annonce, seulement pour signer.

Mettons le renoncement en face, puisqu’il existe. Attendre d’avoir toutes les pièces avant de mettre en vente coûte, dans une copropriété lente, quatre à six semaines de commercialisation perdue — soit, en charges de portage, de l’ordre de 170 à 330 € par mois pour un appartement, auxquels s’ajoute le coût du temps. À l’inverse, signer un compromis avec deux pièces manquantes coûte une fenêtre de rétractation ouverte pendant plusieurs semaines. Entre les deux, le bon arbitrage est de diffuser tôt et de signer tard, c’est-à-dire de faire coïncider la date du compromis avec celle de la dernière pièce, et non avec celle de la première offre.

Un dernier mot pour les copropriétés en difficulté. Si votre immeuble a un taux d’impayés élevé, un plan de travaux lourd non financé ou un syndic défaillant, aucun ordonnancement de dossier ne compensera ces faits : ils se traduiront dans le prix. Mieux vaut l’intégrer dès l’estimation, avec un professionnel qui sait lire un état global des impayés, que de le découvrir au troisième acquéreur qui se retire. C’est, très exactement, ce que l’on paie dans un bon avis de valeur.

Questions fréquentes